首页 > 新闻速递

鞠萍做陪伴孩子们一辈子的知心姐姐

本文从企业实际出发,剖析化建公司常规物资管理中存在的问题,通过建立物资管理信息系统,对系统的业务流程进行分析,对应用效果进行客观评价,并针对运行过程中发现的问题提出相关建议。  关键词陕西化建;物资管理;存在问题;建议  中图分类号TP311.52  陕西化建工程有限责任公司是国家化工石油工程施工总承包一级资质企业,是陕西省唯一从事石油化工建设的大型股份制企业。作为延长石油集团的二级单位,陕西化建先后承建了1500多项国家和省、市重点工程,足迹遍及全国20多个省、市、自治区,参加缅甸、伊朗、越南和孟加拉国的工程建设。该企业大部分项目工程的材料成本要占到整个项目成本的30%左右(主材基本甲供),少部分项目工程的物资材料成本占到项目成本的60%以上(主材乙供)。所以物资材料供应的及时性、材料的采购价格、减少材料使用过程中的浪费,对整个企业的生产管理和成本控制起着至关重要的作用。  1 陕西化建物资管理在常规模式中存在的问题  在常规的管理模式下,化建公司物资管理主要存在以下几方面问题  (1)大部分项目要求工期短、图纸到位晚、部分设计院设计粗糙,导致提供的物资需用计划属性描述不清,计划审核不严,或计划分期分批提出,采购次数、频率频繁;  (2)供应管理人员偏少,特别是计划管理人员,全公司项目部专门从事物资需用计划管理的人员数量远远不能满足项目需要;  (3)二级仓库的建设、管理不符合要求,材料二级库的建设均未达到应有的管理效果; (4)所有合同均由项目部自行与供货单位签订,未经过法律事务部及相关部门确认,合同签订、审批不严谨,验收不严肃。部分项目部存在合同中未体现中标单位提供产品的生产厂家,或存在供货单位提供产品的生产厂家不符合合同约束的要求;  (5)物资利库难度增加。公司物资库存由于受储存环境影响,部分物资质量状态、包括表面状态较差,二次用到工程实体难度增加。  2 陕西化建物资管理信息系统开发需求和功能划分  为了加强物资管理水平,不断提升企业竞争水平,公司拟开发物资管理信息系统。要求系统对外能利用互联网实行网上招投标、网上采购等电子商务,降低采购成本;对内实行人力、资金、物料、信息资源的统一规划、管理、配置和协调,使信息技术与管理业务流程相互整合,不断提高企业管理效率。  物资管理系统管理功能应包括物资台帐,物资价格信息库,合格物资供应商台帐,物资采购计划管理,物资采购管理,物资验收、入库、出库管理,不合格物资管理等。  2.1 物资台帐。按照项目逐一建立物资库存一览表。应能够索引一览表中任意物资的基本情况,至少包括物资供应信息、价格信息等。投标单位应对索引信息做出具体说明。  2.2 物资价格信息库。物资价格信息库上应包含或索引所有物资的预算价格、信息价格、招标价格限价、采购价格信息和信息形成时间,建立材料价格分析机制。应能够索引同一物资不同项目的价格信息;自动生成各供应商在公司各个项目的供应信息。  2.3 合格物资供应商台帐。建立公司合格物资供应商一览表。合格物资供应商台帐上应包含或索引所有物资供应商的供应范围、联系方式等基本情况。投标单位对索引的内容做出具体说明。以上三项要能互相关联,互相查找,即供应商、供应范围、供应价格应是相互可以查找的,找到供应商就能找到供应价格,找到供应价格或供应物资类别就能找到供应商。  2.4 物资采购计划管理。物资采购计划应包括各专业物资采购计划台帐。台帐应包括总物资计划、根据工程进度要求的采购实施计划。采购计划应能够索引专业班组的物资材料计划及审批情况。  2.5 物资采购管理。除按照本文件要求的合同管理外,应能够索引所有物资的预算价格、信息价格、招标价格限价、采购价格等。应能够反映物资采购招议标或比价记录。  2.6 物资验收、入库、出库管理。投标单位应提供物资验收、入库、出库管理的相关台帐表格。应能够反映实际到货时间与采购实施计划到货时间的偏差。  2.7 不合格物资管理。建立不合格物资台帐。索引不合格物资供应商、识别、处置流程和处置办法等。  3 陕西化建物资管理信息系统功能的实现  根据以上功能的划分,建立相关数据库。用户的需求具体体现在各种信息的提供、保存、更新和查询等方面,这就要求数据库结构能充分满足各种信息的输出和输入。收集基本数据、数据结构以及数据处理的流程,组成一份详尽的数据字典,为后面的具体设计打下基础。针对一般物资管理信息系统的需求,通过对物资调配工作过程的内容和数据流程分析,设计相应数据项和数据结构。  4 对系统的应用效果进行客观评价  随着物资管理信息系统在三个试点基层单位和项目部的应用,我们发现公司标准化、规范化管理的水平明显提高。主要表现为信息化管理系统能全面反映物资的采购情况、领用情况、损耗情况、以及人员和部门的领用情况。信息化管理系统提供的统一的表格、数据采集标准,为企业的管理制定了一个标准,推进了标准化管理进程,减少了物资管理的中因项目管理人员水平的差别造成管理缺位或交叉重复,促进了整体管理水平的提高。借助功能强大的查询及报表功能使管理人员能及时、准确地了解所需信息,为企业的决策提供了正确、便捷的支持平台,帮助企业更有效、更全面地管理物资。  但由于施工项目具有点多、线长、面广、高度分散、流动性强的特点,物资管理信息化工作的开展和运行还存在着部分问题和困难  (1)部分基层单位领导及项目部领导对物资管理信息化工作不重视,对自己单位或项目上的物资管理信息化工作放任物资管理人员自行管理,不督促、不要求、不检查,导致有些基层单位数据填报量很少,填报数据很不规范;  (2)部分项目部太偏远,网络配置太差,导致数据填报不畅;  (3)基层单位和项目部物资管理人员素质参差不齐,部分人员对物资管理信息化软件的操作不是很熟练,甚至于不懂得怎样操作;  (4)项目部物资管理人员流动性较大,经常因为新开项目从其它项目部抽调人员,无法实现专职专人操作管理;  (5)很多物资管理人员虽然应用信息化软件,但是没有修改密码,别人可以轻易登陆其账户查看信息,公司多次强调要求操作人员修改密码,仍有许多人员没有修改,对物资数据安全造成较大隐患;  (6)存在项目部和基层单位计划员或材料员替代部门领导或单位领导完成审批工作的情形,甚至一个人同时代替完成几个人操作工作。  5 针对运行过程中发现的问题提出相关建议  解决以上问题的建议和措施  (1)要求各级领导干部加强对物资管理信息化工作的重视程度;  (2)强化偏远项目部的网络设施配置,保障数据传输的及时性;  (3)加强物资管理人员培训,提高他们的综合素养;  (4)成立统一的物资配送中心,强化物资材料的统一管理;  (5)强制要求修改密码,公司管理职能部门通过技术手段检查密码修改情况,再不修改者停止其进入系统操作;  (6)要求各级审批人员必须亲自查看信息流程并审批,如有数据安全事故及责任由个人承担。  6 结束语  以上是笔者对陕西化建物资管理由常规模式向信息化系统管理转变过程中存在问题和解决办法的研究,希望对该单位的物资管理信息化工作有所帮助。物资管理信息系统的有效建立和推广使用是化建行业企业发展壮大的必然要求,也希望此文能够为其它石油化工施工企业提供实践经验。  参考文献  [1]夏雪刚.基于软件工程的数据库应用系统开发[J].科技信息,2009.  作者单位西安石油大学 计算机学院,西安 710065

卧龙亭